Vereinsbeiträge einziehen: 3 Methoden im Vergleich (2026)

Als Kassenwart kennst du das Problem: Jedes Quartal müssen die Vereinsbeiträge eingesammelt werden. Und jedes Quartal ist es ein Krampf. Mitglieder vergessen zu überweisen, Beträge stimmen nicht, du schreibst Erinnerungs-E-Mails und hakst Listen ab. Es muss doch einen besseren Weg geben -- und den gibt es.

In diesem Artikel vergleiche ich drei Methoden, um Vereinsbeiträge einzuziehen: die klassische Überweisung, die manuelle SEPA-Lastschrift und den automatischen Einzug per Software. Am Ende weißt du, welche Methode zu deinem Verein passt.

Das Problem: Beiträge einziehen kostet dich Stunden

Lass uns ehrlich sein: Beitragseinzug ist der unbeliebteste Teil des Kassenwart-Jobs. Eine Umfrage unter ehrenamtlichen Schatzmeistern zeigt, dass der Beitragseinzug im Schnitt 8-12 Stunden pro Quartal kostet -- bei Vereinen mit 200+ Mitgliedern auch deutlich mehr.

Die Zeit verteilt sich auf:

• Mitgliederliste aktualisieren und abgleichen
• Zahlungseingänge prüfen
• Erinnerungen an säumige Zahler schreiben
• Buchungen zuordnen (wer hat was überwiesen?)
• Mahnungen bei ausbleibender Zahlung

Und das alles ehrenamtlich, neben Beruf und Familie. Kein Wunder, dass viele Vereine Schwierigkeiten haben, Kassenwarte zu finden.

Methode 1: Überweisung durch Mitglieder

Die klassische Variante: Deine Mitglieder überweisen den Beitrag selbst auf das Vereinskonto. Entweder per Einzelüberweisung oder als Dauerauftrag.

So funktioniert es

Du teilst den Mitgliedern die Kontodaten des Vereins mit und bittest sie, den Beitrag zu überweisen. Idealerweise richtet jedes Mitglied einen Dauerauftrag ein.

Vorteile

• Kein Aufwand bei der Einrichtung: Du musst nichts beantragen oder einrichten
• Kein technisches Wissen nötig: Jeder kennt Überweisungen
• Keine zusätzlichen Kosten: Keine Software, keine Gebühren

Nachteile

• Hoher Nachverfolgungsaufwand: Du musst ständig prüfen, wer bezahlt hat
• Fehlerhafte Beträge: Mitglieder überweisen falsche Summen
• Vergessene Zahlungen: Daueraufträge werden gekündigt oder vergessen
• Zuordnungsprobleme: Überweisungen ohne Verwendungszweck oder mit falschem Betrag
• Mahnwesen: Du musst säumige Zahler persönlich anschreiben

Geeignet für

Kleine Vereine mit weniger als 30 Mitgliedern, bei denen persönliche Ansprache noch funktioniert.

Methode 2: Manuelle SEPA-Lastschrift (XML + Online-Banking)

Bei dieser Methode ziehst du die Beiträge aktiv per SEPA-Lastschrift vom Konto deiner Mitglieder ein. Dafür brauchst du eine Gläubiger-ID, SEPA-Mandate von deinen Mitgliedern und eine XML-Datei, die du im Online-Banking hochlädst.

So funktioniert es

Vorteile

• Du bist aktiv: Du wartest nicht, bis Mitglieder überweisen
• Planungssicherheit: Du bestimmst den Zeitpunkt des Einzugs
• Weniger Nachfragen: Kein Hinterherlaufen bei säumigen Zahlern
• Standardverfahren: SEPA-Lastschrift ist ein etabliertes Bankverfahren

Nachteile

• Hoher Einrichtungsaufwand: Gläubiger-ID, Inkassovereinbarung, Papiermandate
• Technisch anspruchsvoll: XML-Dateien erstellen und im Online-Banking hochladen
• Fehleranfällig: Ein Tippfehler in der IBAN und der Einzug scheitert
• Mandate verwalten: Hunderte Papierformulare sicher aufbewahren
• Prenotification organisieren: Gesetzliche Pflicht, die leicht vergessen wird
• Zeitaufwand: Weniger als Überweisung, aber immer noch mehrere Stunden pro Einzug

Geeignet für

Vereine mit 50-200 Mitgliedern, die bereit sind, den einmaligen Einrichtungsaufwand in Kauf zu nehmen, und einen technikaffinen Kassenwart haben.

Methode 3: Automatischer Einzug mit Software

Die modernste Variante: Eine spezialisierte Software übernimmt den gesamten Beitragseinzug -- von der Mandatserstellung über die Prenotification bis zum tatsächlichen Einzug. Du klickst einen Button und die Software erledigt den Rest.

So funktioniert es

Vorteile

• Minimaler Zeitaufwand: Ein Klick statt stundenlanger Arbeit
• Keine Gläubiger-ID nötig: Der Einzug läuft über den Zahlungsdienstleister
• Keine XML-Dateien: Kein technisches Wissen erforderlich
• Digitale Mandate: Kein Papier, keine Archivierung
• Automatische Prenotification: Gesetzliche Pflicht wird automatisch erfüllt
• Echtzeit-Überblick: Du siehst sofort, welche Einzüge erfolgreich waren

Nachteile

• Kosten pro Einzug: In der Regel 0,50-1,00 Euro pro Transaktion
• Abhängigkeit: Du bist auf einen externen Dienstleister angewiesen
• Auszahlungsdauer: Das Geld ist nicht sofort auf dem Vereinskonto (ca. 5-7 Tage)

Geeignet für

Vereine jeder Größe, die Zeit sparen und den Beitragseinzug professionalisieren wollen. Besonders sinnvoll ab 50 Mitgliedern.

Kostenvergleich der 3 Methoden

Rechnen wir mit einem Beispielverein: 200 Mitglieder, quartalweiser Einzug, also 800 Einzüge pro Jahr.

Methode 1: Überweisung

• Software-Kosten: 0 Euro
• Bankgebühren: 0 Euro (Gutschriften sind kostenlos)
• Versteckte Kosten: 8-12 Stunden Ehrenamtszeit pro Quartal
• Jahreskostenrechnung: Wenn eine Ehrenamtsstunde 15 Euro wert wäre: 1.800 Euro/Jahr an Zeitaufwand

Methode 2: Manuelle SEPA-Lastschrift

• Software für XML-Erstellung: 0-100 Euro/Jahr
• Bankgebühren: ca. 0,20 Euro pro Lastschrift = 160 Euro/Jahr
• Zeitaufwand: 4-6 Stunden pro Quartal = ca. 1.200 Euro/Jahr (bei 15 Euro/Stunde)

Methode 3: Automatischer Einzug (z.B. VereinsLastschrift)

• Grundgebühr: 0 Euro
• Kosten pro Einzug: 0,65 Euro x 800 = 520 Euro/Jahr
• Zeitaufwand: ca. 30 Minuten pro Quartal = ca. 30 Euro/Jahr (bei 15 Euro/Stunde)

Fazit: Welche Methode passt zu deinem Verein?

Kleine Vereine (unter 30 Mitglieder): Die Überweisung kann noch funktionieren, wenn die Mitglieder zuverlässig sind. Sobald du regelmäßig Erinnerungen schreiben musst, lohnt sich der Umstieg.

Mittlere Vereine (30-100 Mitglieder): Die manuelle SEPA-Lastschrift ist eine deutliche Verbesserung gegenüber der Überweisung. Allerdings ist der Einrichtungsaufwand hoch und du brauchst technisches Wissen.

Größere Vereine (100+ Mitglieder): Hier führt kein Weg am automatischen Einzug vorbei. Der Zeitgewinn ist enorm und die Kosten pro Mitglied sind überschaubar.

Unabhängig von der Vereinsgröße gilt: Je weniger Zeit du als Kassenwart mit dem Beitragseinzug verbringst, desto mehr Zeit hast du für die eigentliche Vereinsarbeit -- und desto eher findest du einen Nachfolger für das Ehrenamt.